Comment planifier une réunion dans Outlook ? 

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D’après le Microsoft World Trend Index de 2022, en deux ans, le nombre de réunions en entreprise aurait quadruplé : en moyenne, un salarié assiste à huit réunions par semaine, un chiffre qui double pour les cadres supérieurs. 

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Face à ce nombre accru de réunions, une bonne organisation est de mise afin de planifier ces rendez-vous, inviter tous les participants, gérer les réponses et ne pas oublier l’événement. 

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Avec plus de 400 000 millions d’utilisateurs actifs dans le monde, Microsoft Outlook s’impose comme l’un des outils de messagerie électronique les plus utilisés en entreprise. Mais ses fonctionnalités dépassent le simple envoi d’e-mail ! Saviez-vous que l’outil optimise votre productivité en vous permettant de planifier une réunion ? 

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Découvrez dans ce guide complet comment planifier une réunion dans Outlook. Les experts Signitic vous guident pas à pas. 

Comment créer un nouvel événement dans le calendrier Outlook ? 

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Afin de planifier votre réunion, vous pouvez utiliser la fonctionnalité “Créer un nouvel événement” proposée par la messagerie Outlook. Pour ce faire, ouvrez votre calendrier en cliquant sur l’icône qui le représente en bas à gauche de l’écran. Si vous utilisez la version Web, ce dernier se trouve dans le menu à gauche. 

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Afin de sélectionner une date et une heure, dirigez votre curseur sur le créneau horaire et cliquez sur le bouton “Nouvel événement”, qui ouvrira une nouvelle fenêtre. 

Comment configurer ce nouvel événement en tant que réunion ? 

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Une fois l’heure et la date choisies, il convient de configurer l’événement en tant que réunion, une étape tout aussi simple que la précédente. Dans la dernière fenêtre ouverte, vous pouvez donner un nom à votre événement : il convient ici d’indiquer le nom de la réunion, une échéance de projet ou encore le nom des entreprises y participant.

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Ajoutez ensuite les détails de l’événement en remplissant les champs “lieu” et “description”. Vous pouvez mentionner toute information complémentaire comme la salle de réunion dans laquelle cette dernière se déroulera, l’adresse de vos locaux, les ordres du jour, etc. Dans leur invitation, les participants verront le titre de votre événement, et comprendront instantanément l’ordre du jour de la réunion. 

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Si nécessaire, vous pouvez configurer l’événement afin qu’il se répète à intervalles réguliers. Sélectionnez “Rendre périodique” puis choisissez l’intervalle de périodicité souhaitée dans la fenêtre “Répéter”. 

L'invitation des participants 

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L’heure est aux invitations ! Afin de convier vos collaborateurs ou vos clients à la réunion, saisissez les adresses électroniques des personnes que vous souhaitez inviter. Le nom de domaine n’est pas restreint à Outlook.com, vous pouvez inviter des participants de tout horizon ! 

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Vous pouvez créer un groupe de contact, anciennement nommé “liste de distribution” afin d’envoyer une invitation à la réunion à toutes les adresses de votre groupe à la fois. 

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Une fois les adresses e-mail saisies, cliquez sur “Enregistrer” pour ajouter l’événement à votre calendrier, puis sur “Envoyer” afin de distribuer les invitations à tous les participants. 

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Bon à savoir : l’assistant planification d’Outlook vous offre une visibilité accrue sur les disponibilités de vos collègues et vous aide à trouver le meilleur créneau horaire pour votre réunion. Une fois l’événement créé dans le calendrier et vos collaborateurs ajoutés dans Contacts, un indicateur de disponibilité des participants s’affichera dans le sélecteur d’heure. La messagerie vous proposera des heures où tout le monde est libre, ce qui facilitera la recherche d'un créneau approprié.

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Comment configurer une réunion en ligne ? 

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À l'heure où le télétravail s’inscrit comme une nouvelle norme, de nombreuses réunions se déroulent en hybride, voire entièrement à distance. Il convient ainsi de configurer la réunion en ligne pour que chacun puisse y participer. 

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Utiliser Outlook est d’une grande simplicité ! Afin que l’événement soit visible en tant que réunion, et que les invités puissent y participer en ligne, veillez à activer le bouton bascule de réunion Teams. Vos collaborateurs, mais également les invités extérieurs à votre organisation, qui n’utilisent pas Outlook au quotidien, recevront un lien d’accès vers la réunion et pourront rejoindre l’événement en ligne. 

Que faut-il vérifier avant d'envoyer l'invitation ? 

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Avant d’envoyer l’invitation à vos collaborateurs ou à vos clients, pensez à vérifier : 

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• La date ; 
• Le créneau horaire. Parfois ce dernier s’affiche sous le format américain A.M. / P.M, ne confondez pas les deux ;
• Le lieu de la réunion. Afin de vous assurer de la disponibilité de la salle, pensez à la réserver avant de programmer votre réunion. Si l’événement est en ligne uniquement, il convient de préciser le caractère virtuel de la réunion ;
• Le nom de l’événement et les thématiques abordées ;
• Les participants. Veillez à n’oublier personne ;
• N’oubliez pas d’enregistrer l’événement !

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Gestion des réponses et suivi de la réunion 

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En tant que propriétaire de l'événement, vous pourrez suivre les réponses. Dirigez-vous vers le calendrier et recherchez la réunion dont vous souhaitez vérifier le statut des participants. Double-cliquez dessus, puis sélectionnez “Liste” pour disposer d’un tableau vous permettant de voir en un coup d'œil les invités ayant accepté ou refusé l’invitation, ainsi que ceux qui n’y ont pas encore répondu. 

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Vous pourrez ainsi facilement identifier les retardataires pour les relancer, ou programmer la réunion à une nouvelle date si des invités indispensables ne peuvent pas se rendre disponibles le jour prévu. 

Comment mettre à jour et annuler une réunion déjà organisée dans Outlook ? 

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Afin de modifier un événement créé, ouvrez la réunion et apportez les changements souhaités dans la boîte de dialogue. N’oubliez pas d’enregistrer les modifications et d’envoyer une nouvelle invitation pour informer les invités de la mise à jour. 

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Si vous souhaitez modifier un événement périodique, deux options s’offrent à vous. Vous pouvez modifier un seul événement de la série, ou bien apporter des modifications à l’ensemble des événements. Une fois les modifications apportées, enregistrez et envoyez !

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Si vous devez supprimer l’événement, sélectionnez “annuler” depuis le calendrier. Avant d’envoyer la mise à jour à vos invités, vous pouvez ajouter un message expliquant les causes de l’annulation et demander les disponibilités de chacun pour replanifier l’événement.

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Signitic peut vous aider dans la prise en main de Microsoft Outlook ! Avec notre solution dédiée aux signatures e-mails, tirez le meilleur parti des centaines d’e-mails envoyés chaque jour !

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