Pour se faire connaître et promouvoir leur marque, un grand nombre d'entreprises font le choix d’organiser des événements comme des conférences, des congrès ou des séminaires. Une étude révèle ainsi que 380 000 événements d’entreprise et d'institution ont eu lieu en 2018 en France métropolitaine. Pour que votre projet d’événement soit un succès, il convient toutefois de mettre en place une stratégie de communication événementielle efficace. Si elle permet de faire gagner en visibilité et d’inciter vos invités à y prendre part, la communication doit être une priorité dans la planification d’un événement. Communiquer sur un événement d’entreprise nécessite de s’appuyer sur de nombreux outils digitaux puissants comme les réseaux sociaux ou l’emailing.

Signitic vous donne toutes les clés pour mettre en place un plan de communication événementielle efficace pour votre entreprise !

Quel est l’intérêt d’un événement d'entreprise ?

Les avantages d’un événement d’entreprise

Si l’événementiel d’entreprise peut prendre différentes formes, ses avantages sont nombreux et indispensables au bon fonctionnement de la société. Ils favorisent en ce sens :

la valorisation de votre image de marque ;
une plus grande notoriété ;
une meilleure cohésion d’équipe ;
l'acquisition de nouveaux clients ;
un lien renforcé avec vos collaborateurs ;
l’amélioration de votre stratégie de communication interne et externe.

Quelle stratégie de communication pour un événement d’entreprise ?

L’événementiel d’entreprise nécessite de mettre en place une stratégie de communication sur le long terme organisée en plusieurs étapes :

une communication avant l’événement pour donner envie à vos invités d’y prendre part ;
une communication pendant l’événement pour pouvoir le suivre à distance et lui donner plus d’impact grâce à une large diffusion ;
une communication après l’événement pour rendre compte de son succès et maintenir le lien avec vos invités.

Le travail de communication se fait donc sur la durée ! Garder le contact avec votre communauté est essentiel aussi bien avant votre événement pour attiser leur curiosité qu’après pour qu’elle continue de s’intéresser à votre entreprise.

Communication événementielle : quels sont les outils à préconiser ?

Un site web dédié à l’événement

La création d’un site web dédié à votre événement doit être le point de départ culminant dans votre campagne de communication. L'objectif est de centraliser toutes les informations relatives à votre événement : la date, le lieu, l'horaire, le formulaire d'inscription, etc. Le site doit être clair et lisible pour que vos internautes puissent s’y inscrire facilement.

Pour rendre votre événement plus attractif, soignez particulièrement le design de votre site web. N’hésitez pas à créer un logo spécifique et à poster des photos ou des vidéos : les images sont toujours plus engageantes et attrayantes pour l’internaute.

Les réseaux sociaux

Utiliser les réseaux sociaux est indispensable pour offrir une meilleure visibilité à votre événement d’entreprise. Twitter, Facebook, et LinkedIn seront les plus appropriés pour créer une page ou un compte dédiés à votre projet. Si votre public ciblé est assez large et diversifié, les réseaux sociaux tels qu’Instagram ou Tik tok peuvent toutefois être des leviers d'acquisition pertinents !

Pour que votre événement suscite l'intérêt des internautes, il est important de partager des contenus régulièrement :

des témoignages ;
des interviews ;
des photos des coulisses ;
des vidéos en direct ;
des vidéos de teasing ;
des concours.

Avez-vous déjà pensé à faire appel à des influenceurs ? Grâce à leur grand nombre d'abonnés, ils peuvent largement contribuer à promouvoir votre événement et par conséquent, faire augmenter le nombre d'inscriptions !

L’emailing

Pour envoyer vos invitations, l’emailing est un outil de communication particulièrement efficace. L’objet doit être direct et concis pour que vos invités comprennent qu’il ne s’agit pas d’une publicité ou d’un spam.

Si 9 responsables marketing sur 10 utilisaient l’emailing pour diffuser du contenu en 2019, c’est parce qu’il permet également de maintenir le contact avec sa communauté :

rappel des informations clés comme la date et le lieu ;
envoi des enquêtes de satisfaction après l’événement ;
remerciement des invités pour leur participation ;
partage des photos et vidéos qui ont marqué l’évènement.

Les supports papiers

Bien que la communication digitale soit essentielle dans l'événementiel, le support papier présente également un intérêt certain, notamment lors du jour de l’événement. En distribuant des programmes, des flyers et des dépliants, vous renforcez votre image de marque.

Gagner en visibilité avec sa signature mail

L’avantage d’un Call To Action (CTA) dans une signature mail

Ajouter un call to action à sa signature mail est un moyen efficace de faire de la publicité en événementiel !

Le bouton d’appel à l’action est un élément visuel sur lequel un visiteur peut cliquer pour être redirigé vers une nouvelle page web. Si vous placez un CTA dans votre signature mail, tous vos destinataires peuvent cliquer dessus. Privilégiez des formules courtes et directes qui donneront envie à vos lecteurs de venir, telles que “s’inscrire à notre événement”. Pour inciter votre lecteur à participer, le CTA doit le diriger vers le site web dédié à votre projet !

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