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Signitic vous révèle les bonnes pratiques pour optimiser votre signature de mail professionnel. À la clé : gain de temps et relation client améliorée.
Envois de mail à des clients, prises de contact avec des prospects, planifications de rendez-vous, demandes d’informations complémentaires ou encore envois de rapports : les e-mails sont aujourd’hui le moyen de communication le plus plébiscité en entreprise.
Chaque semaine, d’après The Wall Street Journal, les salariés passent en moyenne 8,8 heures à lire et écrire des e-mails : un constat, qui, au-delà de révéler un phénomène plus large de surcharge numérique, pourrait nuire à la productivité et à l’innovation en entreprise.
Pour pallier ce problème et libérer un temps précieux à vos collaborateurs, il convient d’adopter les bonnes pratiques de rédaction d’e-mail professionnel, mais aussi de signature !
Promotion de votre expertise, identité de marque, stratégie marketing, gain d’efficacité et augmentation des chances d’être contacté par un prospect : Signitic vous donne les clés pour vous aider à optimiser ce canal commercial et communicationnel, parfois sous-estimé.
D’après une étude du projet Voltaire, 91% des décideurs concèdent que la qualité de la relation client est mise à mal lorsqu’un e-mail contient des fautes d’orthographe. Pour 92% des dirigeants interrogés, ces lacunes dégradent l’image de l’entreprise. En envoyant un e-mail, les collaborateurs deviennent en ce sens ambassadeurs de l’entreprise dans laquelle ils travaillent, et se portent garant de l’image de marque.
La signature de mail professionnel, tout comme le contenu textuel, joue, elle aussi, un rôle prépondérant. Il s’agit d’un ensemble d’éléments formé notamment par du texte, des images, des liens et le logo de l'entreprise. Ce bloc peut également inclure les couleurs de la charte graphique de l'entreprise, apparaissant à la fin de chaque e-mail envoyé à vos clients, prospects, partenaires ou collaborateurs.
La signature électronique peut en ce sens être perçue comme une carte de visite virtuelle, jouant un rôle d’identification et de communication. Témoin de votre sérieux, de votre crédibilité, voire de votre créativité, elle doit, tout comme le corps du texte, être travaillée et considérée comme un levier marketing !
Parce qu’elle est le dernier élément que vos destinataires verront à la lecture de votre mail et qu’elle permet au lecteur d’identifier votre entreprise. Une signature de mail professionnel doit visuellement séduire votre lecteur, mais également être aisément compréhensible.
Plus que de refléter l’image de marque, une signature de mail doit montrer le sérieux de l’interlocuteur et faciliter l’accès aux informations essentielles telles que le numéro de téléphone ou le nom de l’entreprise. En un simple coup d'œil, le lecteur doit pouvoir visualiser ces informations, sans avoir à les chercher.
Par ailleurs, gardez en tête que l’e-mail est un outil conçu pour communiquer rapidement : aller à l’essentiel est tout un art, même dans votre signature !
Afin que votre destinataire dispose de toutes les informations nécessaires, veillez à intégrer:
Votre nom complet est la première information que votre destinataire remarquera dans votre signature. Il reflète votre identité professionnelle et garantit que vos interlocuteurs savent à qui ils s’adressent.
Assurez-vous qu’il soit présenté de manière claire et lisible, en utilisant une police standard et une taille appropriée. Un nom bien visible renforce la personnalisation de vos communications.
Indiquer votre titre ou poste permet à votre interlocuteur de mieux comprendre votre rôle au sein de l’entreprise.
Que vous soyez directeur marketing, consultant freelance ou responsable des ventes, cette information ajoute un contexte précieux à votre message. Elle aide également à créer une impression de professionnalisme et de crédibilité.
Inclure le logo de votre entreprise dans votre signature est un excellent moyen de renforcer votre image de marque. Cet élément visuel rend votre signature plus attractive tout en renforçant l’identité visuelle de votre organisation.
Veillez à utiliser un logo de haute qualité, optimisé pour le web, afin d’éviter tout problème de chargement.
Le numéro de téléphone est une information essentielle pour permettre à vos destinataires de vous contacter rapidement.
Précisez clairement si le numéro fourni est votre ligne directe, un numéro général ou celui de votre standard. Cela facilite les interactions et montre que vous restez disponible pour vos interlocuteurs.
Ces informations complètent votre signature en offrant différents points de contact à vos destinataires. L’adresse postale est utile pour les échanges officiels ou les correspondances physiques.
Les liens vers vos réseaux sociaux (LinkedIn, Twitter) permettent d’élargir vos interactions, tandis que le site web fournit une vitrine accessible à tout moment pour en savoir plus sur votre entreprise.
Les éléments visuels, tels que les couleurs et la typographie, représentent votre entreprise et permettent au destinataire de vous identifier. Afin d’harmoniser votre signature électronique avec celle de vos collaborateurs et d’asseoir votre image de marque, il convient de vous créer une identité visuelle en respectant la charte graphique de votre entreprise.
Le conseil de Signitic : dans un souci de lisibilité, limitez votre palette graphique à deux couleurs et utilisez une seule police d’écriture.
Saviez-vous qu’il est possible d’ajouter des boutons cliquables et des liens dans une signature de mail ? Ces derniers peuvent renvoyer vers votre site web, votre numéro de téléphone ou encore vers votre calendrier, permettant à vos interlocuteurs de planifier aisément un rendez-vous et encourageant la relation client !
Vous pouvez placer les liens hypertextes sur divers éléments tels que :
Parce que la communication par mail fait partie intégrante du discours de votre entreprise, veillez à rester professionnel et à démontrer d’un certain sérieux. Il convient de trouver le juste milieu entre créativité et professionnalisme, et de soupeser chaque élément présent dans votre signature.
En ce sens, évitez les citations personnelles, qui pourraient entacher votre image de marque ou nuire à votre réputation. Souvent longues, les citations pourraient par ailleurs nuire à la lisibilité : le lecteur passerait alors à côté de l’information essentielle.
Ajouter vos réseaux sociaux dans un mail professionnel est également une bonne pratique à avoir ! Vous pouvez inclure les pictogrammes des réseaux sociaux que vous utilisez et insérer des liens hypertextes au-dessus.
En ajoutant des liens vers les comptes de vos réseaux sociaux, vous pourrez promouvoir votre présence sociale et vos derniers contenus (articles de blog, publication Instagram, post Facebook, etc.), renforcer votre présence en ligne et votre notoriété. Par ailleurs, vous démultiplierez également les points de contact de votre signature professionnelle.
Vous êtes fier de votre nouvelle signature professionnelle et vous êtes prêt à envoyer des mails à vos prospects, vos clients, vos partenaires et vos collègues ? Patience ! Avant d’intégrer votre nouvelle signature professionnelle à tous vos e-mails, tester votre création sur divers appareils et messageries en ligne est un impondérable !
Chaque messagerie électronique (Gmail, Yahoo, Outlook, etc.) propose en effet un système d’affichage distinct, pouvant altérer l’apparence de votre signature.
Vous pourriez également vous apercevoir d’une petite coquille, d’un problème d’harmonisation dans la mise en page ou encore d’un lien vers un réseau social renvoyant vers une page d’erreur, auquel cas le test vous aura permis de ne pas entacher votre image de marque ou la réputation de votre société !
Pour garantir une expérience de consultation optimale, votre signature professionnelle doit être responsive, c'est-à-dire s’adapter automatiquement à la taille de l’écran du terminal qui le lit !
En effet, en plus d'apparaître différemment selon la messagerie utilisée, un mail ne s’affiche pas de la même manière en fonction de l’appareil sur lequel il est lu : les ordinateurs et les smartphones ne disposent pas du même format.
Le format de votre signature de mail apparaît en ce sens comme un élément incontournable, garant de la lisibilité de votre courriel. Pour vous assurer que vos interlocuteurs perçoivent correctement votre signature, quels que soient leur messagerie ou leur support, veillez à :
Grâce à Signitic, la création de votre signature professionnelle devient un jeu d’enfant ! Des exemples de signatures, aux conseils de création de designs jusqu’à nos modèles pour créer une signature : découvrez nos solutions en débutant votre période d’essai dès aujourd’hui.
Une bannière mail est un atout supplémentaire pour rendre vos emails plus percutants. Elle peut être utilisée pour promouvoir une campagne, mettre en avant un événement ou simplement renforcer votre charte graphique.
Optez pour un visuel attractif mais discret, qui complète harmonieusement votre signature sans distraire le destinataire. Par exemple, une bannière annonçant « Webinaire exclusif : Inscrivez-vous maintenant ! » peut capter l’attention et encourager l’action. Vous pouvez aussi utiliser un outil générateur pour créer des bannières adaptées à vos besoins.
Les exemples sont un moyen efficace d’illustrer les bonnes pratiques et de s’inspirer pour créer une signature unique. Voici quelques modèles adaptés à différents secteurs et besoins.
Ces modèles peuvent être personnalisés pour refléter votre identité visuelle et s’adapter à vos objectifs de communication. Utilisez un générateur gratuit pour tester et sélectionner le modèle qui correspond le mieux à votre entreprise.
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