Comment modifier sa signature mail Outlook ?
Véritable carte de visite virtuelle, la signature mail joue un rôle prépondérant dans les échanges professionnels. Plus que de fournir des informations essentielles sur l’expéditeur, telles que le numéro de téléphone ou le nom de l’entreprise, la signature mail témoigne du sérieux de l’interlocuteur et reflète l’image de marque de la société.
Dernier élément que vos destinataires verront à la lecture de votre mail, votre signature mail se doit d’être compréhensible et de séduire votre interlocuteur. Terminée la signature classique comprenant simplement le nom et le prénom, place à la créativité !
Mais comment modifier votre signature depuis votre boîte mail afin que cette dernière apparaisse automatiquement à la fin de tous vos courriels ? Signitic vous dévoile toutes les astuces pour modifier votre signature via la messagerie électronique Microsoft Outlook. Maîtrisez l’art de la signature mail grâce à notre guide complet !
Quelles sont les étapes pour ajouter une signature mail sur Outlook ?
Si vous utilisez Outlook, vous pouvez ajouter manuellement votre signature mail professionnelle. Depuis la barre d’outils de la messagerie, cliquez sur “Nouvel e-mail” puis appuyez successivement sur “Message” > “Une Signature” > “Signatures”. Le bouton “Signature à modifier” apparaîtra alors, et vous pourrez sélectionner “Nouveau”.
Une fois cette première étape réalisée, vous pourrez nommer votre signature, la créer et la mettre en forme. N’oubliez pas de respecter la charte graphique de votre entreprise et d’ajouter tout élément qui vous semble pertinent tel qu’une image, votre adresse, votre logo, un lien vers un de vos réseaux sociaux comme LinkedIn, ou encore un bouton CTA (Call To Action).
Pensez à vous relire afin d’éviter toute coquille ou faute d’orthographe qui pourrait nuire à votre image professionnelle. Gardez en tête que tous vos lecteurs verront votre signature !
N’oubliez pas d’enregistrer votre signature ! Désormais, à chaque fois que vous écrirez un nouvel e-mail ou que vous répondrez à un courriel, votre signature sera automatiquement insérée.
Quelle section permet de modifier sa signature mail Outlook ?
Vous souhaitez ajouter de nouveaux liens à votre signature mail pour la personnaliser ? Créer une bannière pour mettre votre signature aux couleurs de votre entreprise ou changer l’intitulé de votre poste suite à une nouvelle prise de fonction ? Afin de modifier votre signature Outlook, rien de plus simple !
Connectez-vous à votre compte Outlook, puis :
- Cliquez sur l’icône “Paramètres” en haut à droite ;
- Sélectionnez “Voir tous les paramètres d’Outlook" en bas du menu ;
- Dirigez-vous vers l’onglet "Courrier" > "Rédiger et répondre" ;
- Modifiez votre signature sous la section "Signature électronique".
Comment modifier sa signature mail sur l'application mobile Outlook ?
Si vous utilisez l’application Outlook, vous pouvez également modifier votre signature mail depuis votre smartphone, Android ou Apple. Ouvrez l’application de votre messagerie en ligne puis allez dans “Paramètres”. Sélectionnez votre compte avant d’appuyer sur l’onglet “Signature”.
Vous trouverez alors votre ancienne signature. Il vous suffit d’écrire le nouveau texte dans la case appropriée, ou d’ajouter une image en sélectionnant le bouton “Image de signature”. Lorsque vous êtes satisfait du résultat, appuyez sur “Enregistrer” afin de ne pas perdre votre travail.
Est-il possible d'ajouter plusieurs signatures mails ?
Il est possible d’ajouter plusieurs signatures à votre compte Outlook. Pour ce faire, sélectionnez l’icône “Paramètres” en haut à droite, puis cliquez sur “Voir tous les paramètres d’Outlook". Dans l’onglet "Courrier" > "Rédiger et répondre” vous retrouverez vos signatures.
Vous pourrez ajouter autant de signatures que vous souhaitez. Toutefois, Outlook ne permet de définir qu’une seule signature par défaut, vous devrez alors choisir manuellement votre signature lors de la rédaction de votre mail.
Pourquoi ajouter une signature mail personnalisée sur Outlook ?
En un simple coup d'œil, votre destinataire dispose de toutes les informations essentielles pour vous reconnaître grâce à une signature mail. Ce dernier peut ainsi identifier votre entreprise et votre poste, et comprendre instantanément qui vous êtes. Vous pourrez non seulement renforcer le sentiment de confiance que les prospects et clients portent à votre égard, mais également accroître votre crédibilité professionnelle.
La signature mail personnalisée renforce également l’identité de votre société : le logo, les couleurs et la typographie reflètent l’image de l’entreprise. À force de diffuser votre signature, vos prospects et vos clients reconnaîtront votre marque. En ce sens, la signature mail joue un rôle prépondérant dans la visibilité de votre entreprise.
Comment intégrer une image, une vidéo ou des liens vers ses réseaux sociaux dans sa signature mail ?
Afin d’ajouter un lien hypertexte vers vos réseaux sociaux dans votre signature mail, veillez à sélectionner le texte ou l’image à associer avant de cliquer sur “Insérer un lien hypertexte”. Sélectionnez ensuite la page web auquel le lien doit faire référence.
Si vous souhaitez ajouter une image, il vous suffit de positionner votre curseur à l’emplacement souhaité dans la zone de texte de votre signature, puis de cliquer sur “Image”. Recherchez votre image, sélectionnez-la puis cliquez sur “Insérer”. Vous préférez intégrer une vignette vidéo ? Suivez le même parcours, mais ajoutez cette fois-ci votre vidéo !
Pourquoi choisir la solution Signitic pour la mise en place de votre signature mail Outlook ?
Signitic vous permet d’harmoniser et de centraliser la mise à jour et la gestion de vos signatures électroniques. En quelques clics, vous pourrez ainsi créer et gérer les signatures de vos collaborateurs depuis une interface centralisée.
Notre solution de gestion des signatures e-mail répond aux exigences RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) en matière de transparence et de traçabilité, et offre un environnement sûr et fiable.
Grâce à l’intégration native construite avec Microsoft de la solution digitale, vous pourrez l’intégrer aisément à votre environnement Microsoft 365, et à Outlook.
Découvrez dès à présent notre solution et modifiez votre signature mail Outlook en un clic !
