Parce qu’il est un moyen sûr, rentable et rapide de communiquer et qu’il offre une large portée, l’email demeure aujourd’hui encore l'un des outils de communication les plus efficaces, en interne comme en externe. Que vous soyez une TPE, une PME ou une grande entreprise, choisir le bon service de messagerie électronique apparaît ainsi comme un impondérable.

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Avec la multiplication des services de messagerie en ligne, faire un choix peut toutefois être complexe. Chez Signitic, nous pensons que choisir les bons outils est l’une des clés de la réussite, c’est pourquoi nous vous proposons un guide complet sur Outlook, l’un des leaders du marché des messageries professionnelles.

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Découvrez pourquoi choisir Microsoft Outlook comme messagerie professionnelle !

Une messagerie sécurisée et polyvalente

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À l’heure où les cyberattaques deviennent monnaie courante, la sécurité des courriels professionnels et des données qui y sont transmises est une priorité absolue pour les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité. Face au risque de fuites de données, d’attaques de phishing ou de propagation des logiciels malveillants, il convient en effet de se prémunir en renforçant la sécurité de ses mails.

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Outlook vous aide à renforcer la sécurité de votre entreprise grâce à des fonctionnalités avancées. Chaque utilisateur bénéficie d’un filtrage du courrier indésirable et des programmes malveillants.

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Lorsque vos collaborateurs reçoivent des mails contenant des pièces jointes, la messagerie les analyses et recherche des virus ou programmes malveillants, en s’appuyant sur des techniques de détection avancées. Si un fichier dangereux est détecté, Outlook le supprime automatiquement afin d’écarter tout risque.

Par ailleurs, lorsque vos équipes reçoivent des mails contenant des liens vers des pages web, le service de messagerie s’assure qu’ils ne sont pas liés à des escroqueries par hameçonnage, ou qu’ils téléchargent à leur encontre des virus ou des programmes malveillants. Si l’un de vos collaborateurs clique sur un lien suspect, il sera automatiquement redirigé vers une page d’avertissement.

Outlook est bien plus qu’un simple service de messagerie : l’outil polyvalent s’intègre dans la suite Microsoft Office, qui comprend différents logiciels comme Word, Excel et PowerPoint. Plus que de gérer leurs emails, les professionnels peuvent également organiser leurs calendriers ou leurs tâches de manière intégrée.

Gérer vos messages entrants et prioriser vos tâches

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Outlook vous aide à gérer vos messages et facilite votre quotidien. Le service de messagerie vous offre la possibilité de mettre en place des règles personnalisées pour automatiser le tri de vos messages. Chaque mail entrant pourra ainsi être déplacé vers des dossiers spécifiques en fonction de vos critères (expéditeurs, contenu, mot-clé, etc.).

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Vos collaborateurs pourront également activer un système de rappel : les mails qui ne sont pas à traiter en priorité n’encombreront pas leur boîte de réception, mais ils seront certains de ne pas oublier d’y répondre. Il est possible de choisir un créneau pour recevoir un rappel automatique. Vous limiterez ainsi les interruptions en définissant des moments spécifiques pour répondre aux mails : vos collaborateurs seront plus enclins à rester concentrés sur leurs missions principales, améliorant leur productivité.

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Afin de vous aider à prioriser vos missions, Outlook vous signale également les mails importants et vous propose divers outils intégrés pour créer des listes de tâches, des rappels et des dates butoirs. Vos collaborateurs pourront ainsi suivre efficacement leurs différents projets et être certains de respecter les échéances.

Gestion et partage des calendriers

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Avec Outlook, partagez en un clic votre calendrier avec vos équipes : vous pourrez planifier des réunions en tenant compte des disponibilités de chacun et en créant des sondages de disponibilités.

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L’outil optimise également votre emploi du temps : vous pourrez définir des rendez-vous récurrents, réserver des salles de visioconférence, planifier des événements avec des participants, et suivre les réponses. Il est également possible de synchroniser votre calendrier avec différents appareils et applications pour une gestion intégrée, vous permettant de rester connecté à tout moment.

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Un outil efficace pour votre communication en entreprise

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En s’intégrant à différents outils et services utilisés par votre organisation, Outlook facilite votre communication interne et externe. Grâce à l’intégration à Microsoft Teams, organisez des visioconférences avec des personnes internes et externes de votre organisation en toute simplicité !

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Vous pourrez également simplifier votre flux de travail avec les membres de votre entreprise en collaborant sur des fichiers dans Microsoft Teams et en les partageant depuis OneDrive. Avec Microsoft SharePoint, facilitez la gestion et le partage de documents, permettez à d’autres utilisateurs de les afficher ou de les modifier : une solution résolument pratique !

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Possibilité d'agréger plusieurs messageries instantanées au sein d'Outlook

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En s’intégrant aux différents outils de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneNote, OneDrive), Outlook offre une compatibilité étendue pour une meilleure efficacité opérationnelle, que ce soit pour la gestion de projet ou encore la planification des tâches.

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Vous pourrez également fusionner différentes boîtes mail afin de centraliser tous vos courriels sur une unique interface, que votre adresse soit du même nom de domaine ou d’un autre, comme Gmail.

Ajouter une signature personnalisée pour optimiser vos communications

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Pour permettre à vos destinataires de vous identifier en un coup d'œil, il convient d’ajouter une signature à vos emails. Avec Outlook, vous pouvez en créer une manuellement :

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Cliquez sur “Nouvel email” dans la barre d’outils de votre messagerie Outlook, ;
Sélectionnez “Message” > “Une Signature” > “Signatures” ;
Appuyez sur “Nouveau”, en dessous du bouton “Signature à modifier” ;
Nommez votre nouvelle signature ;
Créez votre signature et mettez-la en forme ;
Ajouter tout élément qui vous semble pertinent, comme une image, un lien vers un réseau social, votre logo, un bouton CTA (Call To Action) ou encore une bannière ;
Choisissez l’option souhaitée dans “Choisir une signature par défaut” ;
Répétez l’opération pour chacun de vos collaborateurs.

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Grâce à Signitic et sa solution de signatures sur mesure pour Outlook et Microsoft 365, harmonisez en un clic les signatures de vos collaborateurs, centralisez leurs mises à jour et leur gestion. Simple à mettre en place, notre solution vous permet de configurer des modèles de signature aux couleurs de votre entreprise, de gérer vos groupes d’utilisateurs et de déployer vos communications pour assurer l'adéquation de votre marque employeur !

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