Qu'est-ce que Outlook ?

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Chaque semaine, d’après The Wall Street Journal, les salariés passent en moyenne 8,8 heures à lire et écrire des e-mails. Mais pensez-vous connaître tous les secrets de votre messagerie professionnelle ? 

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Pour faciliter votre quotidien, améliorer votre efficacité et votre productivité, Signitic vous donne toutes les clés de Microsoft Outlook ! Découvrez notre guide complet sur ce service de messagerie électronique. 

Pourquoi utiliser la solution Outlook ? 

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Logiciel développé par Microsoft, Outlook est plus qu’un simple service de messagerie électronique. Ce dernier est intégré dans la suite Microsoft Office, qui comprend divers logiciels tels que Word, Excel et PowerPoint.

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Plus que de permettre aux utilisateurs d’envoyer des courriers électroniques, ces derniers peuvent gérer leurs mails, mais aussi leurs réunions, leurs tâches ou leurs contacts. Outlook dispose également d’une multitude de fonctionnalités avancées, pensées pour améliorer l’efficacité et la productivité. 

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Quels sont les avantages d'utiliser Outlook pour votre entreprise ?

Communiquer efficacement avec vos clients et prestataires

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La principale fonctionnalité de Microsoft Outlook est l’envoi et la réception de mails. 

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En utilisant le service de messagerie au sein de votre entreprise, vous pourrez créer une adresse mail se terminant par le nom de domaine de votre société, pour davantage de professionnalisme. 

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Par ailleurs, il est possible de basculer entre différentes boîtes mail et de centraliser votre boîte aux lettres en un seul endroit : ceci est d'autant plus pratique si votre entreprise comprend différents services, tels que le service client, le marketing, le support, etc. 

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Envoyez vos mails en toute sérénité : Outlook vous propose également diverses fonctionnalités de sécurité telles que le chiffrement des mails, la protection contre les spams et virus ou la possibilité de bloquer les expéditeurs indésirables. 

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Enfin, Microsoft Outlook est disponible sur toutes les plateformes, vos collaborateurs pourront accéder à leur messagerie depuis un PC, un Mac ou un smartphone. 

Création de règles pour classer ses mails 

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En utilisant Outlook dans votre entreprise, vous pourrez organiser votre boîte aux lettres comme vous l’entendez : 

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• Vous pourrez créer des dossiers et des sous-dossiers pour tirer vos courriers ; 
• Il est possible de créer des règles de classement en fonction de l’expéditeur ou du contenu du mail ; 
• La messagerie peut vous signaler les mails importants ; 
• Vous recevrez des rappels automatiques. 

Définir une réponse automatique lors de vos absences

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Vous savez que vous ne serez pas au bureau pendant une période donnée ? Avec Outlook, vous pouvez configurer un message d’absence en quelques clics : 

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• Cliquez sur l’onglet “Fichier”, en haut à gauche de votre écran ; 
• Sélectionnez l’option “Réponse automatique (absence du bureau)” ; 
• Cochez l’onglet “Envoyer des réponses automatiques” ;
• Vous pouvez alors rédiger votre message et paramétrer les créneaux d’absence en incluant vos dates de départ et de retour. 

Quels sont les raccourcis clavier à connaître absolument ?

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Pour travailler plus rapidement et efficacement, il existe certains raccourcis clavier indispensables ! Signitic vous dévoile ceux à connaître absolument pour faciliter votre utilisation du logiciel.

Créer un nouveau message

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Afin de créer un nouveau message, mais également un événement dans votre calendrier Outlook, il vous suffit d’appuyer sur les touches Ctrl + N. Vous pourrez ainsi commencer à écrire votre mail sans quitter l’affichage de la boîte de réception. 

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Répondre à tous les interlocuteurs d'une chaîne de mail

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Afin de répondre à un mail, appuyez sur les touches Ctrl+R de votre clavier. Si vous souhaitez inclure tous les interlocuteurs de la chaîne dans votre mail, il vous suffit de sélectionner l’option “Répondre à tout” en appuyant sur les touches Ctrl+Maj+R de votre clavier. Pour envoyer le mail, sélectionnez ensuite les touches Ctrl+Entrée. 

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Sauvegarder un mail en brouillon

Afin de sauvegarder un mail en brouillon dans Microsoft Outlook, vous pouvez utiliser le raccourci clavier suivant : Ctrl + S. Vous pourrez ainsi sauvegarder le message en cours de rédaction dans le dossier "Brouillons".

Ajouter une pièce jointe à vos mails (images, fichiers, PDF)

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Afin d’ajouter une pièce jointe à votre courrier électronique, veillez :

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• Sélectionner “Joindre un fichier” dans le groupe “Insérer” sous l’onglet “Message”, dans un nouveau mail, une réponse ou un message de transfert ; 
• Choisir le fichier à ajouter dans l’un des emplacements suivant : “Fichier”, “OneDrive” ou “Parcourir” ; 
• Si vous sélectionnez un fichier de votre ordinateur, une copie est jointe au mail. Si vous envoyez un fichier OneDrive, deux options s'offrent à vous : l’envoi du lien ou d’une copie ; 
• Une fois le fichier importé, il ne vous reste plus qu'à envoyer votre courrier !

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Comment envoyer un fichier volumineux via Outlook ?

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Afin d’envoyer un fichier volumineux via Outlook, la meilleure solution est d’utiliser OneDrive, le service Cloud de Microsoft. Pour ce faire : 

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• Connectez-vous sur le site web OneDrive ; 
• Sélectionnez le fichier à envoyer : écrivez un nouveau message depuis Outlook, sélectionnez “Charger et Partager” et choisissez le fichier que vous souhaitez envoyer ; 
• Attachez le fichier comme lien : une fois le fichier enregistré sur OneDrive, sélectionnez l’option “l'insérer comme un lien”. Votre destinataire disposera d’un lien le redirigeant vers ce dernier et vous pourrez dépasser la limite des 20 MO imposée par Microsoft ; 
•  Envoyez votre mail.

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Comment ajouter une signature mail dans Outlook ?

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Afin d’ajouter votre signature mail dans Outlook, il vous suffit de suivre ces quelques étapes :

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• Sélectionnez “Nouvel email” depuis la barre d’outils de votre messagerie Outlook ;
• Cliquez sur “Message” > “Une Signature” > “Signatures” ;
• Cliquez sur “Nouveau” sous le bouton “Signature à modifier” ;
• Nommez cette nouvelle signature ; 
• Créez votre signature et mettez-la en forme ;
• Ajouter une image, un lien vers un réseau social, votre logo, un bouton CTA (Call To Action) menant à un formulaire de contact ou encore une bannière ;
• Choisissez une option parmi celles proposées dans “Choisir une signature par défaut”.

Peut-on personnaliser sa signature Outlook ?

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En suivant les étapes décrites ci-dessus, vous pouvez personnaliser manuellement votre signature Outlook. Avec Signitic, personnalisez aisément votre signature mail et celle de vos collaborateurs ! 

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Vous pourrez intégrer Signitic dans votre environnement Microsoft 365 en quelques minutes, centraliser les signatures de vos collaborateurs et créer un design aux couleurs de votre entreprise ! 

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Rendez-vous sur le site internet de Signitic pour découvrir notre solution de personnalisation de signature électronique. 

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Peut-on utiliser un compte Gmail sur Outlook ?

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Afin de gérer toutes vos boîtes mail depuis une unique interface, vous pouvez ajouter votre compte Gmail à Microsoft Outlook en quelques clics : 

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• Sélectionnez “Afficher les paramètres” sous l’onglet “Affichage” ; 
• Cliquez sur “Comptes” puis “Comptes de messagerie” ;
• Vous pouvez dès à présent sélectionner l’option “Ajouter un compte, Gérer un compte existant” ;
• Cliquez sur “Ajouter un compte” puis ajoutez votre compte Gmail depuis la liste déroulante “Compte suggéré” avant de sélectionner “Continuer” ;
• Dans la fenêtre “Autorisations du compte Google” sélectionnez “Autoriser” ;
• Une fois votre compte Gmail ajouté à Outlook, cliquez sur “Terminé” ou ajoutez un autre compte de messagerie.

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