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Lo sapevi che, su scala nazionale, più del 60% della popolazione utilizza servizi di posta elettronica? Secondo uno studio condotto da Radicati Group, un utente invia mediamente più di 30 email ogni giorno. L’email rappresenta, in questo senso, il mezzo di comunicazione più utilizzato nel mondo professionale. Questo modo di comunicare è rapido, consente scambi fluidi su tutti i tipi di argomenti e può essere inviato a diversi destinatari: invio di email a clienti o prospect, richieste di elementi aggiuntivi per l’elaborazione di una pratica, invio di rapporti al proprio capo, ecc. Tuttavia, esistono alcune regole per scrivere delle email professionali ed è opportuno non trascurarle.
Signitic ti accompagna nella stesura di un’email professionale per comunicazioni aziendali ben strutturate.
L’email serve a comunicare con vari tipi di interlocutori: professionisti, aziende, clienti, colleghi, ecc. Saper redigere correttamente un’email nel mondo del lavoro è essenziale per dimostrare la tua serietà e il tuo coinvolgimento. Lasciare un errore di ortografia nel nome del destinatario, dimenticare di aggiungere un allegato o usare un tono troppo informale può danneggiare la tua immagine e quella della tua azienda. Inoltre, un’email mal scritta può risultare dissuasiva per il destinatario, che sarà così meno incline a prendere in considerazione la tua richiesta.
Secondo un sondaggio condotto dal progetto Voltaire nel 2021, il 77% dei datori di lavoro ritiene che le lacune in ortografia ed espressione dei propri dipendenti abbiano un impatto significativo sulla produttività e sull’efficacia professionale dei team, indipendentemente dal ruolo ricoperto. Un motivo in più per prestare attenzione all’ortografia e alla sintassi delle tue email professionali!
L’oggetto di un’email è di grande importanza e deve essere redatto con cura. Sono infatti le prime parole che il destinatario leggerà. L’oggetto deve dunque indicare l’argomento con precisione ed essere conciso. Inviare un’email senza oggetto o con indicazioni insufficienti è un errore da non commettere assolutamente: rischi che il tuo messaggio non venga aperto o che finisca nella cartella dello spam. Allo stesso modo, l’oggetto deve essere sufficientemente chiaro da permettere al destinatario di organizzare al meglio le priorità di lettura.
Per essere certo di scrivere correttamente l’oggetto, segui queste semplici regole:
La formula di apertura è un atto di cortesia che compare all’inizio dell’email, segna la presa di contatto e indica a chi ti stai rivolgendo. Per redigere correttamente la formula di apertura, devi prima capire chi è il tuo destinatario. Infatti, non puoi usare le stesse formule o lo stesso tono con tutti. In un’email professionale, è preferibile eccedere in cortesia piuttosto che il contrario, specialmente quando scrivi a un superiore.
Per formule di apertura con il tono adeguato:
La formula di apertura dipende quindi dal tipo di rapporto che intrattieni con il tuo interlocutore. Se sei in confidenza con un collega, puoi usare formule meno formali, per esempio.
La gerarchizzazione delle informazioni nel corpo del testo è fondamentale, in quanto influenza la capacità del lettore di comprendere e ricordare i contenuti. Prima di esporre la tua richiesta, inserisci una contestualizzazione. Può essere una semplice frase di apertura positiva, specialmente se stai per affrontare un argomento delicato. Puoi procedere in diversi modi per la tua introduzione:
Dopo questa introduzione, indica la tua richiesta e spiega quale beneficio potrebbe derivarne, se presente. Il segreto per un corpo di testo ben riuscito è posizionare l’informazione principale all’inizio dell’email, poi proseguire con paragrafi separati per ogni idea. La struttura del testo deve evidenziare rapidamente l’informazione più importante, cui fa riferimento l’oggetto: si parla di “piramide rovesciata”. Ricorda però che un’email professionale non dovrebbe superare i quattro paragrafi, per non risultare troppo pesante da leggere.
Per essere compreso da tutti nei tuoi scambi professionali, ti consigliamo di adottare uno stile di scrittura semplice. Evita frasi troppo lunghe e termini eccessivamente tecnici, a meno che tu non sia certo che il lettore possa capirti. Per una buona comprensione e leggibilità puoi:
Errori di ortografia, grammatica o sintassi sono particolarmente fastidiosi in un’email professionale. Da un lato, il tuo messaggio sarà più difficile da comprendere; dall’altro, questi errori potrebbero trasmettere mancanza di serietà a o di interesse. Ricorda dunque di rileggere con attenzione per evitare sviste. Esistono anche correttori online in grado di aiutarti a eliminare efficacemente eventuali errori residui nel testo.
Prima di inviare l’email, è sempre necessario verificare i vari elementi che la compongono. Hai inserito tutti i destinatari e gli allegati menzionati? Vuoi che qualcuno sia in copia nascosta o semplice copia? È fondamentale inviare le informazioni giuste alle persone giuste, nel rispetto della riservatezza.
Come per la formula di apertura, è indispensabile inserire una formula di cortesia alla fine dell’email. Questa formula è un segno di rispetto e deve essere adeguata al tuo interlocutore. Evita formule troppo confidenziali con il tuo superiore, come invece potresti fare con un amico o un collega. Se temi di esagerare con formule come “Distinti ossequi”, punta sulla semplicità: un “Cordiali saluti” è del tutto accettabile.
La firma della tua email deve permettere al lettore di identificarti chiaramente e, al contempo, comunicare professionalità. A tal fine, dovresti indicare almeno il tuo nome, cognome, ruolo professionale e numero di telefono. Tuttavia, la firma è anche un ottimo modo per distinguerti e mostrare un tocco di creatività: sarebbe un peccato non approfittarne! Numerosi strumenti possono aiutarti a personalizzare il tuo banner di firma email.
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Ecco un esempio di email inviata a un collega per una richiesta di informazioni:
Oggetto: Documentazione per la riunione di venerdì
Testo:
Buongiorno Andrea,
Per gestire al meglio la riunione di venerdì prossimo con il cliente X, devo preparare in anticipo un documento di presentazione.
Ti chiedo di inviarmi la nostra nuova brochure commerciale, così da poterla integrare nella presentazione in questione. Mi andrebbe bene riceverla entro mercoledì sera.
Ti ringrazio in anticipo per il tuo riscontro.
Cordialmente,
Paolo Rossi
Account Manager
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