Selon une étude Médiamétrie de 2019, 22,7 millions de Français se sont connectés quotidiennement sur leur boîte mail. Les e-mails constituent l'un des canaux de communication les plus utilisés par les Français, notamment dans le monde professionnel. Ce moyen de communication interne et externe représente en ce sens un véritable atout et une opportunité unique pour valoriser l’image d’une entreprise. Les signatures mail offrent la possibilité de marquer la mémoire du destinataire tout en garantissant une bonne transmission des informations. Pour parvenir à ces objectifs, la signature mail doit ainsi être pensée dans les moindres détails : tailles, images, poids, logos, etc.

Découvrez avec Signitic les éléments à ne pas négliger pour créer une signature mail professionnelle pertinente.

Quel format de signature mail professionnelle choisir ?

Quel rôle joue le format d’une bannière de signature mail ?

Si elle doit garantir l’identification de l'expéditeur de l’e-mail en un coup d'œil, la signature mail doit pouvoir marquer les esprits ! Véritable carte de visite digitale, elle doit être responsive et créative. Son format joue ainsi un rôle clé pour sa lisibilité : une bannière mail doit pouvoir se lire facilement sur tous les supports. Le format de la signature mail doit aussi permettre d'intégrer les codes graphiques de votre entreprise pour une meilleure identification auprès de vos interlocuteurs.

Les différents types de signatures mail professionnelles

Il n’existe pas un modèle unique de signature mail. Les signatures peuvent être simplement textuelles : c'est le format le plus simple à réaliser. Ce type de signature n’est toutefois pas le plus pertinent, il n’est pas personnalisé et ne contient que le nom, le prénom et l'intitulé du poste de l'expéditeur.

Il est possible d’ajouter un format image à votre signature mail professionnelle pour en augmenter la personnalisation. Si cette solution offre de nombreuses possibilités de contenu, le format image ne peut en revanche pas toujours être lu sur certaines interfaces.

Pour un format de signature adapté, choisissez le format HTML :

vous pouvez personnaliser la totalité de votre signature et laissez s’exprimer votre créativité. Insérez des textes, des images, des contenus divers, etc. ;
tous les supports sont compatibles avec ce format pour un affichage optimal garanti.

Quels sont les éléments et les dimensions d’une signature mail professionnelle ?

Les dimensions d’une signature mail

Les dimensions de la bannière mail conditionnent la bonne visibilité de la signature sur les différents supports.

Il en existe deux tailles standards :

600 pixels de large : adaptée aux ordinateurs ;
320 pixels de large : préconisée pour les téléphones portables.

Le poids d’une signature mail et la taille d’une image

Le poids influence grandement le délai de chargement de la signature dans le mail, réduit votre espace de stockage et peut parfois bloquer l’envoi de votre e-mail. Afin de vous assurer du bon affichage de votre signature mail, nous vous conseillons de ne pas dépasser un poids de 50 Ko, l’idéal étant 25 Ko. De même, privilégiez une image de petite taille pour un téléchargement plus rapide.

De quels éléments se compose la bannière d’une signature mail ?

Les informations de la signature mail doivent être en adéquation avec votre stratégie : avez-vous simplement besoin de vous présenter ou souhaitez-vous insérer un call to action vers une page de votre site web ? Ou les deux ?

Dans tous les cas, pour répondre à vos attentes diverses et variées, une bannière de signature mail pertinente doit comporter :

le nom et prénom de l'expéditeur;
le poste occupé ;
une photo ;
le logo de l'entreprise et un lien vers son site internet ;
un raccourci vers les différents réseaux sociaux ;
un numéro de téléphone et une adresse mail ;
un call to action si nécessaire.

Pourquoi la signature mail est importante pour votre communication d'entreprise ?

La signature mail joue un rôle crucial dans la communication d'entreprise, offrant bien plus qu'une simple touche de professionnalisme. Elle représente une opportunité unique de renforcer l'identité de votre marque et de créer une impression durable auprès de vos correspondants. Une signature bien conçue inclut des informations essentielles telles que le nom, le poste, les coordonnées et le logo de l'entreprise, permettant ainsi de transmettre un message cohérent et professionnel à chaque interaction. De plus, elle peut intégrer des liens vers vos réseaux sociaux et votre site web, facilitant l'accès à vos canaux de communication et augmentant la visibilité en ligne. En somme, une signature mail efficace contribue à renforcer la crédibilité, à améliorer la reconnaissance de la marque et à créer une connexion plus personnelle avec vos clients et partenaires.

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Comment bien adapter son logo au format de la signature mail ?

Adapter son logo au format de la signature mail est essentiel pour garantir une communication visuelle cohérente. Tout d'abord, il est crucial de choisir un format d'image approprié, tel que PNG ou JPEG, pour assurer une qualité optimale et une compatibilité maximale. La taille du logo doit être ajustée pour s'intégrer harmonieusement dans la signature sans surcharger l'espace. Généralement, une dimension de 300x100 pixels est recommandée. Ensuite, il est important de vérifier la lisibilité et le contraste des couleurs du logo pour qu'il soit visible sur différents fonds d'écran. Enfin, l'optimisation du poids de l'image est nécessaire pour garantir un temps de chargement rapide des emails. En suivant ces conseils, vous assurerez que votre logo renforce efficacement votre image de marque à chaque envoi de mail.

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La signature mail comme medium pour éviter le spam

La délivrabilité d'un email est un enjeu crucial dans toute stratégie de communication digitale. Les filtres antispam, gardiens implacables de nos boîtes de réception, évaluent en permanence l'authenticité des messages. En intégrant une signature électronique à vos emails, vous renforcez votre réputation d'expéditeur légitime et augmentez ainsi vos chances de contourner ces filtres. Cela se traduit par une meilleure délivrabilité, un taux d'ouverture plus élevé et, in fine, un meilleur retour sur investissement pour vos campagnes d'emailing. Une signature professionnelle améliore également la reconnaissance de votre marque, établissant une communication plus fiable avec vos destinataires.

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La solution Signitic pour une signature mail professionnelle

Vous avez besoin de personnaliser vos e-mails avec une bannière adaptée à votre secteur d’activité ? Faites le choix de Signitic : une solution simple et efficace pour créer des signatures mail en un clic ! Vous pouvez personnaliser le contenu, centraliser les signatures de tous vos collaborateurs et diffuser vos mails avec votre nouvel outil de communication !

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FAQ : format signature mail

Pourquoi est-il important d'avoir un format adapté pour sa signature mail ?

Avoir un format adapté pour sa signature mail est crucial car cela renforce la crédibilité et le professionnalisme de vos communications. Une signature bien structurée, avec des informations claires et un design cohérent, facilite la reconnaissance de votre marque et assure une présentation uniforme. Elle optimise également la lisibilité sur différents appareils et clients de messagerie, garantissant que vos destinataires reçoivent toujours vos informations de contact de manière claire et professionnelle.

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Quel format adopté pour votre signature sur Gmail ?

Pour votre signature sur Gmail, adoptez un format simple et professionnel. Utilisez des images en format PNG pour une meilleure qualité et transparence. La taille idéale du logo est de 300x100 pixels pour assurer une bonne visibilité. Incluez votre nom, poste, coordonnées et liens vers vos réseaux sociaux. Utilisez une police lisible et des couleurs cohérentes avec votre identité visuelle. Assurez-vous que votre signature est responsive, c'est-à-dire qu'elle s'affiche correctement sur différents appareils et tailles d'écran.