Lo sapevi che su scala nazionale, Il 60% della popolazione utilizza la posta elettronica? Secondo uno studio condotto da Radicati Group, un francese invierebbe più di 30 email ogni giorno. In questo senso la posta elettronica rappresenta il mezzo di comunicazione più utilizzato nel mondo professionale. Questo modo di comunicare è veloce, consente scambi fluidi per trattare tutti i tipi di argomenti e può essere indirizzato a diversi destinatari: invio di e-mail a clienti o potenziali clienti, richieste di informazioni aggiuntive per l'elaborazione di una pratica, invio di rapporti al proprio capo, ecc. . Alcune regole d'uso, tuttavia, regolano la scrittura di email professionali e non dovrebbero essere trascurate.

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Perché prestare attenzione nello scrivere un'e-mail professionale?

Viene utilizzata l'e-mail per comunicare con tutte le tipologie di persone: professionisti, aziende, clienti, colleghi, ecc. Essere in grado di scrivere bene un'e-mail nel mondo professionale è essenziale per dimostrare la tua serietà e il tuo coinvolgimento nel tuo lavoro. Lasciare un errore di ortografia nel nome del destinatario, dimenticare di aggiungere un allegato o addirittura scrivere con un tono troppo familiare sarebbe dannoso per te e per la tua attività. Inoltre, un'e-mail scritta male può anche essere proibitiva per il destinatario che sarà quindi meno attento alla tua richiesta.

Così, secondo uno studio realizzato dal progetto Voltaire nel 2021, 77 % dei datori di lavoro ritiene che le carenze ortografiche ed espressive dei propri dipendenti abbiano un impatto notevole sulla produttività e sull'efficienza professionale dei propri team, considerando tutte le funzioni combinate. Un motivo in più per curare l'ortografia e la sintassi delle tue email professionali!

Come iniziare a scrivere un'email professionale?

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L'oggetto della email

L'oggetto di una email è di grande importanza e deve essere scritto attentamente . Queste sono infatti le prime parole della mail che il destinatario leggerà. L'oggetto deve quindi indicare l'oggetto in modo preciso ed essere conciso. Inviare una email senza oggetto o con dettagli insufficienti è un errore da non commettere assolutamente: la tua email potrebbe non essere aperta da tuo interlocutore o finire nella cartella spam. Allo stesso modo, l'oggetto dell'e-mail deve essere sufficientemente chiaro affinché il destinatario possa fare una scelta informata sull'ordine in cui verranno elaborate le sue e-mail.

Per essere sicuri di scrivere bene l'oggetto la tua email, segui queste poche regole:

scrivi solo poche parole, idealmente tra le cinque e le sette;
inserisci solo un oggetto per email;
scegli un oggetto correlato al resto dell'e-mail;
preferisco una frase senza verbo ;
non inserire termini di collegamento che rischierebbero di appesantire l'oggetto.

La formula di ricorso

La formula di ricorso è un segno di cortesia che troviamo all'inizio della email, che segna la presa di contattoe indica chi sei si rivolgono nel messaggio. Per scrivere correttamente il tuo modulo di ricorso devi prima capire a chi ti rivolgi. Non è infatti possibile utilizzare le stesse formule o lo stesso tono a seconda dei destinatari. In un'e-mail professionale, è meglio essere eccessivamente educati che il contrario, soprattutto quando ci si rivolge a un superiore.

Per formule di ricorso con il tono appropriato scrivi:

Salve seguito dal nomeper parlare con un collega;
Salve Signora o Signore seguito dal cognome quando conoscete il vostro interlocutore;
Signora, signore, se non conosce il destinatario;
Sig. Direttore o Signora Direttore quando ci si rivolge a un superiore con un titolo.

La formula della chiamata dipenderà quindi dipenderà molto dal rapporto che hai con il tuo interlocutore. Se sei vicino a un collega, puoi comunicare con lui ad esempio in modo meno formale.

Le regole per scrivere correttamente il corpo dell'e-mail professionale

La priorità delle informazioni

La priorità delle le informazioni nel corpo dell'e-mail sono molto importanti poiché sono queste che condizionano la buona conservazione delle informazioni da parte del tuo lettore. Prima di parlare della tua domanda, devi contestualizzare l'oggetto . Il contesto può essere un semplice slogan positivo, soprattutto se stai per affrontare un argomento spiacevole. È possibile utilizzare diverse tecniche per scrivere il tuo hook, puoi:

presentati;
dare seguito a un primo scambio;
introduci l'argomento.

Seguendo questo hook, annuncia la tua richiesta e spiega quale sarà l'eventuale vantaggio. La chiave per un testo di successo è posizionare le informazioni principali all'inizio dell'e-mail e continuare con paragrafi diversi per ogni idea aggiuntiva. La struttura del testo deve saper evidenziare velocemente le informazioni più importanti a cui l'oggetto si riferisce: si parla allora di piramide rovesciata. Ricorda però che un'email professionale non deve superare più di quattro paragrafi, altrimenti rischia di risultare troppo pesante da leggere.

Abbi una scrittura semplice e concisa

Per farti capire da tutti durante i tuoi scambi professionali, ti consigliamo di adottare uno stile di scrittura semplice.Evita le frasi termini troppo lunghi e termini troppo tecnici, a meno che tu non sia sicuro che il tuo lettore sarà in grado di capirti. Peruna buona comprensione e leggibilità puoi:

inserisci le date principali oinformazioni importanti in grassetto;
utilizzacollegamenti di parolee collega insieme le frasi;
usa gli elenchi puntati per aiutare il lettore a trovare le informazioni chiave a colpo d'occhio.

Correzione di errori francesi e verifica degli elementi dell'e-mail

Gli errori di ortografia, grammatica o sintassi sono particolarmente fastidiosi in un'e-mail professionale. Da un lato il tuo messaggio sarà più difficile da comprendere per il tuo interlocutore, dall'altro questi errori possono dare una cattiva immagine del tuo coinvolgimento lavorativo o addirittura indurre una mancanza di serietà o interesseagli occhi del lettore. Quindi ricordati di rileggere attentamente per evitare errori di battitura. Esistono anche correttori di bozze online per aiutarti a eliminare efficacemente gli errori residui nel tuo testo.

Prima di inviare la tua email, è necessario controllare sempre i diversi elementi che la compongono. Hai aggiunto tutti i destinatari e gli allegati annunciati? Vuoi che i destinatari vengano sottoposti a copia nascosta o semplicemente copiati? Devi infatti assicurarti di trasmettere le informazioni giuste alle persone giuste conuna preoccupazione per la riservatezza.

Come concludere la stesura di una email professionale?

Una formula di cortesia adeguata

Come per la formula di chiamata, è fondamentale scrivere una formula di cortesia alla fine dell'email. Questa formula è un segno di rispetto che deve essere adattato al tuo interlocutore. Evita giri di parole più leggeri con il tuo superiore come potresti fare ad esempio con un amico o un collega. Tuttavia, se hai paura di esagerare con i “saluti rispettosi”, mantienilo semplice: un “cordiale saluto” è del tutto accettabile.

La firma dell'e-mail

La firma della tua e-mail deve consentire al tuo lettore di identificarti chiaramente e dimostrare una certa serietà. Per fare questo, devi indicare almeno il tuo cognome, nome, la carica che ricopri e il tuo numero di telefono. Tuttavia, la firma email è anche un modo essenziale per impressionare e mostrare la propria creatività: sbaglieresti a privartene! Molti strumenti possono aiutarti a personalizzare il banner della tua firma e-mail.

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