Come impostare un piano di comunicazione interna?

Definizione ed esempio di piano di comunicazione interna

Creare un piano di comunicazione interna significa stabilire le diverse azioni e operazioni da svolgere nei confronti dei dipendenti di un’azienda in un determinato periodo di tempo. Questa strategia ha lo scopo di facilitare l’accesso alle informazioni, coinvolgere maggiormente i collaboratori e farli aderire ai valori strategici dell’azienda.

Sotto forma di documento dettagliato, il piano di comunicazione interna è generalmente gestito dalle risorse umane o dai responsabili di reparto.

Esempi di strumenti per un piano di comunicazione interna

Una strategia efficace si basa, innanzitutto, sull’uso di diversi strumenti di comunicazione interna per accrescere la visibilità dell’azienda, come ad esempio:

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• una newsletter;
• un social network aziendale;
• un servizio di messaggistica istantanea;
• un intranet;
• l’email;
• un evento aziendale o festivo;
• un giornale interno;
• una riunione;
• una bacheca aziendale.

Garantire un migliore accesso alle informazioni

Definire un piano di comunicazione interna è essenziale per fluidificare l’accesso alle informazioni all’interno dell’azienda: ad esempio, l’intranet favorisce lo scambio tra dipendenti e manager. Con una buona comunicazione interna, ognuno può facilmente tenersi aggiornato sulle novità dell’azienda in tempo reale.

Nei periodi di crisi, gli strumenti di comunicazione interna sono particolarmente efficaci: permettono di condividere messaggi urgenti in pochi secondi, al fine di trovare rapidamente una soluzione! Con un piano di comunicazione interna ben strutturato, ogni informazione è chiara e inviata alla persona corretta: lo scopo di questa strategia è evitare un sovraccarico di messaggi non pertinenti.

Rafforzare la cultura aziendale e il coinvolgimento dei dipendenti

Grazie a strumenti di comunicazione interna efficaci, avete l’opportunità di ricordare ai vostri collaboratori i valori della vostra azienda. Per questo motivo, è necessario riflettere bene sul messaggio da trasmettere e sui media appropriati per veicolarlo.

Per aderire all’immagine aziendale, i dipendenti devono innanzitutto conoscere bene il funzionamento e l’identità della loro azienda. Un buon piano di comunicazione contribuisce a migliorare l’impegno e la motivazione di tutti i collaboratori, legandoli a obiettivi comuni e a una stessa cultura aziendale. Grazie a questa strategia, rafforzate così la coesione del team e migliorate le vostre performance!

Effettuare un’analisi della situazione

Per elaborare il vostro piano di comunicazione interna, è necessario prendere in considerazione la modalità con cui la comunicazione è attualmente gestita all’interno della vostra azienda. Grazie a questa analisi, individuerete più facilmente i punti di miglioramento e le esigenze in termini di risorse, personale e tempo.

Per rendere la strategia il più vicina possibile alle aspettative dei vostri dipendenti, è fortemente consigliato proporre un sondaggio!

Definire un budget

Dopo aver effettuato l’analisi della situazione, è opportuno stabilire un budget preciso. Si tratta di una fase da non sottovalutare, poiché indica quali operazioni e azioni si possono mettere in campo.

Definendo il budget sin dall’inizio del piano di comunicazione interna, avrete una visione più chiara dei vostri progetti futuri.

Definire gli obiettivi

Per definire una strategia efficace, è essenziale individuare con precisione gli obiettivi da raggiungere. Bisogna considerare diversi elementi:

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• gli argomenti e i temi da trattare;
• il messaggio da veicolare;
• il pubblico a cui vi rivolgete;
• i risultati attesi alla fine della campagna di comunicazione.

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Un piano di comunicazione interna con obiettivi chiari faciliterà la suddivisione dei compiti tra i vari attori della strategia.

Definire gli strumenti di comunicazione interna

Gli strumenti di comunicazione interna devono essere adattati al pubblico che si desidera raggiungere all’interno dell’azienda. Se gli strumenti digitali sono imprescindibili per le performance aziendali, è altrettanto importante curare la comunicazione orale, organizzando riunioni ed eventi per aggiungere un tocco più umano e accogliente alle vostre operazioni.

Una volta implementato il piano di comunicazione interna, è fondamentale misurarne l’efficacia presso i collaboratori, individuando nuovi margini di miglioramento se necessario! A tal fine, potete ricorrere a strumenti di misurazione delle prestazioni, i cosiddetti KPI (Key Performance Indicator).